«День поля» в Шатилово

В июне 2017-го курский офис рекламного агентства «ProCent» организовал для администрации Орловской области нестандартное мероприятие: аграрный форум «Шатилово». В начале лета такие выставочные форумы проходят в регионах России и называются «День поля». Производители и импортеры сельхозтехники, семян, удобрений демонстрируют свои товары, фермеры с районов приезжают прицениться и познакомиться с поставщиками. Мы делали полное оснащение мероприятия от полиграфии до разметки поля. Рассказываем, с какими сложностями столкнулись и как пытались их избежать.

Наши зоны ответственности

Техническая часть: межевание земли, электричество на поле, биотуалеты, рукомойники, подъемные краны для разгрузки техники, мусорные контейнеры.

Закупки: бахилы, дождевики, тарелки, салфетки, вода, чай, кофе, сахар, спиртное, чашки, ложки.

Автобусы для групп: 5 автобусов в течение трех дней.

Охрана: 5 человек на автомобиле (один вооружен) работали четыре ночи с шести вечера до девяти утра.

Шатры: 100 кв.м 1 штука, 25 кв.м – 7 штук, 9 кв.м. – 10 штук

Разное: 235 единиц мебели, 500 литров питьевой воды, 200 литров – для мытья рук.

Полиграфия и сувенирная продукция: каталог выставки 500 штук, программа мероприятия 500 штук, лотерейные билеты 300 штук, брендированные кепки, ручки, блокноты и пакеты.

Концерт: установка сцены, звукового оборудования, электронного экрана, творческие номера.

Наружная реклама: входная группа, баннеры, таблички. указатели.

Питание: полевая кухня для всех, кейтеринг для vip-гостей, питание рабочего персонала комплектами обедов.

А также разработка дизайна для рекламы и полиграфии.

Срок: 5 НЕДЕЛЬ

Сложность №1: получить деньги

На таких мероприятиях не бывает предоплаты, здесь как с билетами на концерт – средства собираются с желающих получить выставочное место. Поэтому главная задача: быстро рассчитать смету, собрать базу сельхозпроизводтелей и подготовить презентации со стоимостью. Сначала два менеджера занимались обзвоном, потом добавили еще одного человека. Нас спасла заинтересованность производителей в участии: это «теплая» аудитория, которая регулярно посещает такие выставки. Подготовительный этап занял неделю, однако мы до последнего дня искали новых клиентов и некоторые договоры заключались буквально за несколько дней до выставки. Вывод: нужна подготовка минимум за два месяца.

Сложность № 2: зоны ответственности

Изначально у нас было распределение среди сотрудников: кто-то отвечал за установку шатров, сцены и другие работы на земле, кто-то за дизайн, сувенирку и полиграфию. Отдельно следует выделять координатора под административные вопросы и консультации с клиентом, подготовку документов, работу с участниками выставки во время мероприятия. Эти части занимают много времени, которое было крайне важно.

Сложность № 3: зона регистрации

Каждый участник получал именной бейдж и пакет с сувенирной продукцией на входе. Подарки выдавали шесть консультантов за столами. Мы засекли – каждому требовалось на гостя примерно 2 минуты, если не говорить быстро и не суетиться. Ожидалось 500 человек, по факту зарегистрировали около 600. На регистрацию отводилось полтора часа. Вывод: за это время один консультант может выдать пакеты и найти бейджи для 45 человек. Девушкам приходилось торопиться, и через полчаса мы добавили к ним нескольких промоутеров, которые подавали пакеты с сувениркой, что спасло ситуацию. Вывод: всегда на открытые фестивали и форумы берите свободный персонал.

Сложность №4: склад собственных материалов

Закупок было много: салфетки и пластиковая посуда на зону полевой кухни, бутилированная вода и т.п. Мы привозили все за несколько часов до старта, склад устроили в палатках за зоной регистрации вместе с подарочными пакетами. Всем советуем так не делать – пропало несколько футболок для нашего персонала, часть воды в бутылках, некоторые канцтовары. В зоне регистрации был большой поток людей, а шатры имели подъемные стенки.

Вывод: назначьте отдельного человека отвечать за хранение вещей, складируйте их дальше от общественных мест в непрозрачных палатках.

Сложность №5: программа дня

Нужно было готовить несколько программ для разных групп гостей. Для официальных лиц со временем пресс-конференции, vip-обеда, экскурсий по полю. Для фермеров и производителей – прописать программу на сцене с розыгрышами, а также время обеда и завершения праздника. Синхронизировать эти расписания с работой сцены и музыки. Да, это кажется очевидным решением, но в условиях крайне ограниченного времени мы не уделили ему должного внимания, из-за чего на поле были скомканные моменты.

Вывод: разделять потоки людей и составлять отдельные сценарии для каждого.

Сложность №6: разгрузка и расстановка сельхозтехники

За два дня до мероприятия мы начали принимать на поле первые экспонаты сельхозтехники. Комбайны и вилочные погрузчики привозят на 10-метровых прицепах-тралах, наша обязанность – разгрузить их подъемными кранами и расставить согласно схеме на поле. Для этой работы мы наняли отдельного человека – технического директора. Он встречал груз, контролировал расстановку техники и отвечал за разметку поля и электричество. Важно нанимать на такое место человека, который может договориться и с крановщиком и с менеджером крупной аграрной компании – техника разгружается в порядке очереди, нужно сглаживать конфликты и разбираться в неожиданных ситуациях. Благодаря ему техника стояла вовремя и на своих местах.

Мы выбрали самые значительные и важные пункты анализа, которые влияли на ход всего мероприятия. Это ценный опыт, который мы уже вписали в свою рабочую практику и больше не допускали подобных ошибок при организации событий. Второе полугодие 2017-го прошло с тремя крупными event-мероприятиями гораздо спокойнее и увереннее.