Формула продуктивных выходных от ProCent’a

В ноябре в Курске прошел масштабный смотр-конкурс художественной самодеятельности среди 12 филиалов ПАО «МРСК-Центра». В мероприятии участвовало около 300 человек из разных городов России, которые соревновались в вокальном и танцевальном искусстве, а также других направлениях. Команда рекламного агентства «ProCent» взяла на себя организацию общего хода мероприятия и сопутствующих активностей. Восьмичасовой концерт удался, клиент остался доволен. Делимся опытом!

Наши зоны ответственности

Общий ход концерта: концепция, сценарий, режиссура, координация участников из каждого филиала, ведущий.

Украшение зала и холла: работа декоратора, информационные х-стенды, пресс-волы на фотозону, пресс-волы вместо кулис рядом со сценой.

Активности в холле: живая музыка, печать на магнитах, девушки-хостес на встречу гостей.

Активности в зале: выступление сестер Толмачевых (участники Евровидения 201?), холодные фейерверки и пушки-конфетти, подготовка роликов-заставок для светодиодного экрана, танцевальное шоу, фото и видеосъемка.

Полиграфия: печать программы мероприятия и бейджиков для участников.

Персонал: координатор проекта, координатор видеоэкрана и света на сцене, технический координатор, который отвечал за наличие нужного музыкального оборудования, помощник режиссера.

Работа с заказчиком

Первые переговоры с клиентом состоялись еще в августе. Встречи проходили раз в одну-две недели. К началу мероприятия два раза в неделю. Изначально была определена одна концепция концерта, под которую был написан сценарий, подготовлен дизайн. За пару недель до мероприятия заказчик поменял концепцию, мы оперативно внесли правки в сценарий и полностью переделали макеты. Это естественная ситуация при проведении ивентов, поэтому мы были готовы к быстрым решениям и неожиданностям.

Совет. При подготовке мероприятия заранее настраивайтесь, что все будет не совсем так, как вы представляете. И часто совсем не так, как обговаривалось заранее. Event как погода: предсказать невозможно, поэтому лучше иметь наготове и зонт, и пляжные тапочки, и шерстяной шарф.

Также мы попросили у заказчиков все материалы о том, как проводились подобные мероприятия раньше. Основываясь на прошлом опыте и выяснив подробные пожелания, предложили активности. В ходе согласования сметы почти все предложения были подтверждены, кроме трансляции онлайн на большой экран моментов из концерта (экран был все время занят видео, так как каждая команда подготовила свои ролики) и сброса светодиодных шаров в финале (диоды могли погаснуть к финалу).

Работа с концертным залом

Место проведения концерта выбирали заказчики. Так как от зала и его администрации очень многое зависит, мы сразу лично познакомились с главным распорядителем и техническими возможностями помещения. В зале не предусмотрены кулисы, и мы предложили использовать большие баннеры с укреплением. За ними команды могли переодеваться, располагались ведущие, техники и музыкальное оборудование. Отдельно запросили у администрации помещения мебель за «кулисы» и за сцену, чтобы выступающие и работники могли присесть или положить свои вещи.

Работа с режиссером

Режиссер вместе с нами посещал почти все встречи с клиентом, был полностью погружен в проект. Он также готовил сценарий. Позже у клиента возникли сложности с подбором ведущего на мероприятие среди своего персонала, и было решено, что режиссер возьмет на себя эти функции, а следить за общим ходом концерта будет координатор проекта и его помощник. Это оказалось выигрышным решением – координатор хорошо знал тонкости и мог взять на себя эти обязанности, а режиссер, имея богатый опыт работы ведущим, отлично работал с собственным сценарием, мог легко контролировать ход концерта и импровизировать при необходимости.

Работа с таймингом концерта

Самым сложным было понять, сколько времени длится выступление каждой команды. Перед концертом был репетиционный день. Все филиалы МРСК получали по 40 минут на сцене, чтобы подготовиться к концерту. Замерить тайминг каждой команды точно не удалось: некоторые номера из-за технических проблем готовились дольше, некоторые вокалисты исполняли половину песни. Ориентировочно команде давалось 20 минут на выступление, поэтому в итоговый тайминг мы заложили 25 минут. Был большой страх, что и без того долгое мероприятие затянется до позднего вечера, поэтому мы придумали, как без задержек выпускать команды на сцену. За этим следил отдельный человек.

Концерт начался в 9:00, как и планировалось. Уже через два часа мы поняли, что идем с большим опережением, команды выступают быстрее, чем ожидалось. Было радостно, что справились с задачей не задержать концерт, но в результате пришлось срочно переносить ключевое выступление сестер Толмачевых на полтора часа раньше, а также некоторых технических подрядчиков, и менять местами блоки финальной части концерта. К счастью, все проблемы удалось решить вовремя, праздник не задержался и все запланированные активности состоялись.

Работа с командами

Координатор проекта также отвечал за взаимодействие с командами филиалов. Рядом с залом было две гримерки, для каждой команды определили свою и составили график. Чтобы команды не задерживались, мы контролировали момент их появления за сценой и в гримерке. Например, филиал №5 выходит на сцену, филиал № 4 идет к коридору перед сценой, филиал №3 идет в гримерку готовиться. О тот, что команду можно объявлять, ведущий узнавал от своего помощника, которому координатор команд сообщал о готовности выступающих выйти на сцену.

Координацию команд облегчало наличие у каждой своего волонтера от заказчика, который помогал их контролировать.

Итог

Концерт прошел без заминок, техническая часть – ролики на экране, звук и свет сработали слаженно и запускались вовремя. К пожеланиям каждой команды мы прислушивались и вовремя реагировали: находили вешалки, дополнительную мебель, определяли в гримерку с зеркалами. Мы пришли к выводу, что слишком боялись затягивания концерта, и не оценили, что он может закончиться быстрее. К счастью, работу всех подрядчиков в финале удалось перенести на полтора часа раньше. Стрессовые моменты имелись, без них не обходится ни одно мероприятие. Но нам было некогда паниковать, и мы действовали. Итог: благодарность от клиента и чувство удовлетворения от хорошо выполненной работы.