Для Крыма, региона, в котором мы работаем, индустрия выездных деловых встреч, конференций, семинаров не нова. Почти круглый год бизнес-отели крупных городов предлагают свои услуги по организации и проведению подобных мероприятий. Но не всегда отелю под силу сделать то, что может предложить рекламное агентство в сфере MICE, и не всегда подобные мероприятия целесообразно заключать в тесные рамки конференц-залов.

В качестве примера для разбора возьмем организованную нами в сентябре Всероссийскую Туристскую Премию «Маршрут года 2016» в Севастополе.

Для справки: «Всероссийская туристская премия «Маршрут года» учреждена как отраслевая награда, присуждаемая по итогам открытого всероссийского конкурса проектов за достижения в области создания и развития туристских маршрутов. Проводится при поддержке Федерального агентства по туризму (Ростуризм)» (http://tourawards.ru)

В зону ответственности рекламного агентства ProCent входило:

• разработка предложений для клиента по формату мероприятия;
• разработка плана деловой и культурной программ;
• бронирование отелей, трансферов, авиабилетов, страховых полисов;
• организация деловых и мотивационных мероприятий;
• контроль за взаимодействием между поставщиками сервисных услуг;
• контроль на месте организации трансферов, размещения;
• обеспечение работы оборудования для мероприятий;
• организация развлекательных программ и банкетов.

Организовывая выездное бизнес-мероприятие нельзя полагаться на удаленное управление всеми участниками, площадками проведения, транспортными вопросами. Также нужно понимать, что MICE не ограничивается бронью конференц-зала, покупкой билетов, организации трансфера и кейтеринга. Не забывайте, что, в конечном итоге, это не просто коллективная поездка или встреча коллег, это один из видов PR для бизнеса, его позиционирования, трансляции его философии и целей как внутри себя, так и для партнеров, клиентов и конкурентов. А в таких вопросах, безусловно, лучше полагаться на опыт «рекламщиков".